Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association L’orée des Sons dont l'objet est l’organisation du festival du même nom.
Il sera remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque nouvel adhérent.
Article 1er - Composition
L'association l’Orée des Sons est composée des membres suivants :
- Membres actifs
- Membres bienfaiteurs
- Membre de droit : Benjamin Garzia Directeur Artistique et Musical
Article 2 - Cotisation
Les membres de droits ne paient pas de cotisation (sauf s'ils en décident autrement de leur propre volonté).
Les membres actifs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le conseil d’administration.
Pour l’année 2023/2024, le montant de la cotisation est fixé à 1 euros. Le versement de la cotisation doit être établi par virement, espèce ou chèque à l'ordre de l'association.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Article 3 - Admission de membres nouveaux
L'association l’orée des Sons peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante : une demande au Président de l’association. En cas de refus, il est possible de faire appel devant le Conseil d’Administration.
Article 4 – Exclusion
- qualité de membre se perd par :
- La démission avec ou sans préavis
- Le décès
L’exclusion prononcée par le bureau pour non-paiement de la cotisation ou tout autre motif grave
Article 5 – Démission, Décès
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.
Article 7 - Le bureau
Le Bureau a pour objet d’administrer l’association
Il est composé de
- Pascal Santoni - Président
- Guillaume Babarit – Vice -Président
- Daniel Marchand – Secrétaire
- Eloïsa Raguin – Secrétaire adjointe
- Christine Lessire - Trésorière
- Benjamin Garzia – Directeur Artistique et Musical
Article 6 - Fonctionnement de l'association
Le Conseil d’Administration composé des 9 membres dont les quatre membres du bureau et du directeur artistique et musical, il a pour objet l’organisation du festival l’Orée des Sons
Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :
Les membres du bureau gèrent l’association
Le Trésorier a la charge du budget et des comptes, il valide les devis et règle les factures. Encaisse les cotisations et tient à jour la liste des adhérents.
Tient à disposition des adhérents, les archives comptables (devis, factures)
La secrétaire rédige les comptes rendus des réunions, qui seront soumis à relecture par le directeur artistique et le chef de projet, avant diffusion via le mail de l’association.
Le directeur artistique et musical a la charge du programme et recherche les intervenants.
Le chef de projet a la charge du suivi de l’organisation avant et pendant le festival et des bénévoles, de la mise en place de l’organigramme, du retroplanning, et des ordres du jours des réunions. Il invite les bénévoles aux réunions. Le nombre de réunion sera déterminée en fonction des besoins de l’organisation. Il diffusera à chaque responsable de groupe les fiches nécessaires à l’organisation (liste des tâches, liste de matériel, nombre de bénévoles souhaités par groupe...). Il établira le planning des bénévoles.
Il sera à la disposition de tous les bénévoles, il devra dans la mesure du possible répondre aux demandes et aux besoins de chacun pendant la durée de l’organisation.
Chaque groupe est automne dans sa gestion et son organisation, tout en respectant les décisions prises de façon collégiale en réunion. Il devra à chaque réunion ou à la demande du directeur artistique et musical et/ou chef de projet rendre compte de l’avancement des tâches.
Chaque dépense (si le montant peut impacter le budget de façon importante) sera soumise à plusieurs devis, l’acceptation des devis se fera par le directeur artistique et musical et le chef de projet. Pour des raisons comptables une facture devra être demandée (pas de ticket de caisse).
Le site internet est géré par deux personnes.
Deux adresses e-mail sont créées, les personnes ayant accès à ces adresses seront :
- Adresse de contact : la secrétaire, le chef de projet et le directeur artistique et musical
- Adresse mécénat : le chef de projet et le responsable du groupe mécénat
Si un bénévole a besoin d’un accès celui-ci se fera sur demande auprès du directeur artistique et musical.
Article 8 - Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l'article 14 des statuts de l'association, l'Assemblée Générale Ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Président, ou du Directeur Artistique et Musical.
Seuls les membres à jour de leur cotisation sont autorisés à participer.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante :
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du· Président. L'ordre du jour est indiqué sur les convocations ainsi que l’appel à candidature pour le conseil d’administration.
Le vote des résolutions s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
Le Président présente le rapport moral de l’année, et le soumet au vote
Le trésorier présente les comptes de l’année et le budget prévisionnel de l’année à venir et les soumet au vote.
Le Président présente les candidatures au conseil d’administration et les soumet au vote
La Secrétaire est chargée rassembler les questions diverses auprès des membres en début de séance et les communique au président. Elle rédigera le compte rendu et fera les déclarations en préfecture.
Article 9 - Assemblée Générale Extraordinaire
Cf article 19 des statuts.
Titre III : Dispositions diverses
Article 10 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association l’Orée des Sons est établi par le bureau
Il peut être modifié par le bureau, sur proposition du bureau.
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l'association par e-mail sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.
A Nouzilly, le 27 novembre 2023
